Kriisiviestintä
Lahjan Tyttöjen kriisiviestintäohje:
Lahjan Tytöt ry kriisiviestinnästä vastaa toiminnanjohtaja yhdessä kehitysjohtajan kanssa. Mikäli kriisiviestinnän kohteena on operatiivinen johto, viestinnästä vastaa ensisijaisesti hallituksen puheenjohtaja tai hänen nimeämä henkilö hallituksesta.
Kriisitilanteissa tiedon antaa toiminnanjohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö, muilla seuran toimijoilla ei ole oikeutta antaa kriisitilanteissa kommentteja ulospäin. Mikäli kriisitilanne vaatii, toiminnanjohtaja kutsuu kriisityöryhmän kasaan selvittämään kriisiä ja tekemään toimintasuunnitelman siitä selviytymisestä ja kriisin viestimisestä toimintamallin mukaisesti.
Lahjan Tyttöjen kriisityöryhmään kuuluu toiminnanjohtaja, kehitysjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja muut heidän nimeämät tilanteeseen sopivat toimihenkilöt tarvittaessa.
Kriisityöryhmä laatii tarvittaessa kriisille ja sen viestinnälle toimintasuunnitelman oheisen toimintamallin mukaisesti.
Lahjan Tyttöjen toimintamalli kriisiviestinnässä:
- Alustavan tilannekuvan selkeyttäminen
- Mitä, miksi, milloin?
- Miksi kriisi puhkesi?
- Mitä sen ympäriltä voimme havaita?
- Mitkä ovat ensimmäiset toimet, mitä tarvitsee tehdä?
- Yhteinen ymmärrys tapahtuneesta
- Alustavan tilannekuvan muodostuminen
- Tilannekuvan täsmennys ja tarkastelu
- Onko asiassa huomioitu ja havaittu kaikki puolet
- Uhat ja mahdollisuudet
- Toiminnan ja viestinnän käynnistys:
- Vahvista viestinnän päälinjat ja eteneminen: kuka, mitä, keille, miten, milloin.
- Kokoa viestintävastaavat koolle tai pidä puhelinpalaveri.
- Perusta viestintätiimi.
- Käynnistä työyhteisöviestintä.
- Avaa/aktivoi internetiin kriisisivut ja hyödynnä digitaalisen viestinnän mahdollisuuksia.
- Informoi tai anna toimeksianto ulkoisten ryhmien informoinnista.
- Kanavoi median kyselyt ja haastattelut.
- Käynnistä tiedotteen laadinta ja tarkistus ja päätä tiedotteiden jakelu.
- Järjestä uutisoinnin seuranta ja pika-analyysi.
- Sosiaalisen median keskustelujen monitorointi.
- Toiminta ja viestintä
- jatkuva seuranta
- tilanne ja muutosvalmius
- Hiipuminen
- päätös
- Seuraamukset
- jälkihoito
- loppuarvio
- dokumentointi
- oppiminen
Lahjan Tyttöjen varautuminen kriisiin
- Kriisityypit, jotka mahdollisia kohdata:
- ihmisiin liittyvät, kuten työperäiset sairaudet ja työtapaturmat, työyhteisöongelmat, jäsenten terveyden vaarantuminen tai menehtyminen, ylimmän johdon sairastuminen tai menehtyminen, skandaalit ja kohut.
- viestintäkriisit, kuten disinformaatio, huhut, valeuutiset, mustamaalaus, valitukset, epäilyt väärinkäytöksistä.
- mainekriisit maineriskien toteutuessa, jolloin sidosryhmien kokemukset törmäävät odotuksiin, teot ja puheet eivät vastaa toisiaan.
- toiminnan häiriöt, tietokatkokset
- kilpailijoiden toiminta tai merkittävien kilpailijoiden joutuminen vaikeuksiin, toimialaskandaalit.
- suurvahingot, onnettomuudet, pandemia, luonnonkatastrofit, väkivaltatilanteet, sota, rikokset, terrorismi.
- sisäiset taloudelliset ja muut ongelmat, kannattavuusongelmat, konkurssin pelko tai muuttunut markkina- tai kilpailutilanne, lakko ja lakkouhka, väärinkäytökset, petokset, rikokset.
- Lahjan Tyttöjen kriisiviestinnän periaatteet
- Oma-aloitteisuus, nopeus, jatkuvuus, rehellisyys, vastuullisuus, tietojen oikeellisuus, inhimillisyys.
- Kohde- ja sidosryhmät tärkeysjärjestyksessä (voi vaihdella riippuen kriisistä)
- Henkilöstö, jäsenet, hallitus, omaiset tilanteen mukaan, viranomaiset, kaupunki, Voimisteluliitto, media.
- Julkisuudet, mediat ja foorumit
- Sisäinen julkisuus, omat mediat; nettisivut, facebook, instagram, tiktok ja whatsapp. Sosiaalinen media, mediajulkisuus
- Vastuut eriteltynä eri henkilöille ja ryhmille
- Toiminnanjohtaja ja kehitysjohtaja vastaa kriisiviestinnästä suunnitelman mukaisesti
- Kriisiviestintätyöryhmä: toiminnanjohtaja, kehitysjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja muut heidän nimeämät tilanteeseen sopivat toimihenkilöt tarvittaessa
- Viestintävastuuseen nimetyt henkilöt viestivät
- Sisäisesti: whatsapp, jäsenrekisterin kautta sähköposti, puhelut
- Omat kanavat: nettisivut, facebook, ig, tiktok, postituslistat, jäsenrekisteri, whatsapp-ryhmät.
- Sidosryhmät
- Kanavoi median kyselyt ja haastattelut
- Työntekijät ja vapaaehtoiset valmentajat ja ohjaajat infoavat johdon ohjeiden mukaan
- Joukkueenjohtajat infoavat johdon ohjeiden mukaan
- Mahdolliset yhteistyökumppanit erilaisissa kriiseissä
- Viranomaiset, poliisi, pelastusviranomaiset, sairaala, viestintäyritykset, kaupungin liikuntatoimi, Voimisteluliitto.
Lähteet:
Voimisteluliitto